Последняя статья
22 июня 2015 Знаете ли вы ответ на главный вопрос о своей жизни

 Сегодня я обращаюсь только к тем, кто находится в поисках своего истинного призвания. Или чувствует, что ...

Все статьи

Статьи

23 мая 2010

Планирование рабочего дня: как сделать это правильно

Когда планы нельзя назвать Планами с большой буквы?

Все, что мы делаем, запланировано. Даже когда мы не планируем, и даже когда не думаем о работе. Так уж устроен наш мозг, что сначала он представляет картину желаемого, а потом программирует нас на те действия, которые необходимо выполнить, чтобы достичь результата. Если все так естесственно — почему же мы тогда часто тонем в кипе задач, забываем про самые важные дела, не успеваем вовремя? Почему планы, которые мы составляем, не показывают нам нужные задачи в нужный момент? Это происходит, потому что при неправльном планировании нас окружают многочисленные стикеры, на которых записаны срочные звонки, кучи бумажек, фиксирующих сиюминутные и долгосрочные мысли о работе, календарики, в которых разным цветом кружочками отмечены какие-то даты… Вы теряетесь, вы не знаете за что приняться, вас окружает хаос задач и информации.


Рис.1. Некрасивое планирование.

Как правило, это происходит потому, что мы не знаем и не умеем применять простейшие техники планирования своего времени. В этой статье Вы увидите, как можно планировать красиво и успевать делать наиболее важные дела в наиболее подходящий момент.

Как планировать красиво?

Один американский миллиардер, когда его спросили, как ему удалось добиться впечатляющих результатов, ответил: «Все очень просто. Выполняй правило ППД: планируй, приоритизируй, делай». Автор этой статьи в свое время был так поражен простотой и эффективностью этого правила, что даже поместил аббревиатуру ППД в рамочке на своем рабочем столе, что позволило очень сильно повысить эффективность работы. Познакомимся с этим мощным инструментом подробнее.

Планируя, обязательно запишите

Случалось ли Вам встречать определенного человека и вспоминать, что у Вас есть к нему определенные вопросы, которые надо ему задать, но которые почему-то не вспоминаются? Или класть трубку телефона после неожиданного звонка и вспоминать, что забыли задать важный вопрос? Или покупать в магазине все, кроме того, за чем Вы туда, собственно, и пошли? Почему так происходит? 

Один из основных принципов тайм-менеджмента — принцип материализации. Он гласит: нельзя управлять мыслями в нашей голове, но ими можно легко управлять, если где-то записать. Именно поэтому, когда у нас очень много дел на какой-то день, мы стараемся их где-то записать: в ежедневнике или на листе бумаги. Иначе мы можем забыть о наиболее важных делах — таков уж он, принцип материализации: если не записал мысль, можешь ее потерять. 

Когда Вам в голову приходят самые гениальные мысли, связанные с работой? В ванне, перед сном, во время выходных и отпука — в общем, не на работе. Кажется в этот момент, что мысль настолько гениальна, что Вы никогда ее не забудете и легко вспомните потом. Но вот неожиданно позвонил мобильный телефон, Вы закончили разговор и ... возникает неприятнейшее чувство «а о чем это я таком гениальном и красивом думал?». Не всегда удается вспомнить, правда?:-)

Именно из-за нарушения принципа материализации многие менеджеры испытывают сильный стресс — им приходится помнить не только про свои личные задачи, но и про задачи подчиненных. Огромное количество незаписанных мыслей и задач теряется, возникает чувство вины и неподконтрольности над своим временем. Как справиться с этим?

Запишите! Запишите так, чтобы в нужный момент увидеть нужную задачу. Глеб Архангельский, автор популярной книги «Тайм-Драйв», рекомендует делить все задачи на определенные категории, с помощью которых Вы могли бы легко находить нужные Вам задачи. Например, если Вы используете ежедневник, то Вы можете под каждую категорию завести отдельную страницу, например: «Подчиненные», «Вопросы Шефу», «Важные задачи», «Купить в магазине», «Проекты» и т.д. Когда Вам придет в голову гениальная и красивая мысль — Вы можете ее записать в соответствующую страницу, и потом, при необходимости, легко ее найдете.

Но что делать, когда все задачи записаны? Ведь их может накопиться и 20, и 30 — с какой из них начать? Как расставить приоритеты?

Приоритизируйте быстро

Когда в Вашей голове витают 10 дел, которые надо сегодня сделать — трудно найти среди них наиболее важное. Именно поэтому многие менеджеры весь бултыхаются в рутине, так и не успевая делать наиболее важные дела. Но все меняется, когда Вы записываете все Ваши дела. Тогда можно меньше чем за минуту определить самое главное из них. Каким образом? 

Выпишите все ваши дела в единый список, например, на стикерах (см.рис.2)

Рис.2. Расстановка приоритетов.

Если Вы попытаетесь сразу же из всего списка увидеть наиболее важную задачу, это может оказаться трудным и долгим процессом, так как человеку очень трудно концентрироваться на большом количестве объектов (психологи утверждают, что количество таких объектов, на которых мы можем одновременно держать в зоне своеги внимания, не может превышать 7+-2).

Однако, если Вы взглянете только на две нижних задачи и зададите себе вопрос, какая из них наиболее приоритетная, то у Вас в голове практически сразу возникнет ответ. Это происходит почти бессознательно, когда в нашей голове происходит бессознательное сравнение исходя из наших ценностей, критериев, опыта и др. Как показывает практика, ответ всегда бывает верным. Если приоритетная задача оказалась внизу, то поднимите стикер вместе с ней на уровень выше. Например, «Написать статью о новом продукте» (см.рис.2) перемещается на место «Найти информацию в интернете по новым веяниям французской моды». Потом Вы, соответственно, сравниваете следующую пару задач. Если верхняя задача более приоритетная — оставляете ее там же, как например «Согласовать новый договор аренды». Если готового ответа не появляется, это значит, что задачи примерно равноценны – выбирайте случайным образом любую из них. И так Вы сравниваете попарно все задачи, начиная снизу, и в результате такого сравнения в самом верху после менее минуты анализа и перемещения оказывается самая приоритетная для Вас задача.

Для того, чтобы Вы могли быстрее сравнивать, используйте результато-ориентированные формулировки с глаголами, побуждающими Вас к действию. Если Вы будете называть задачи как «статья», «мода», «аренда», то Вам будет гораздо сложнее и дольше их сравнить и найти наиболее приоритетную. Помните, что как назовешь корабль, так он и поплывет: как задачу сформулируешь, так ее и сделаешь.

Еще быстрее Вы можете приоритизировать задачи, если используете для планирования Outlook или Lotus Notes. Например, можно заставить Outlook автоматически выделять наиболее приоритетные задачи красным цветом и ставить их в начало списка, как это красиво делает Гай Юлий Цезарь из книги Глеба Архангельского «Формула Времени: тайм-менеджмент на Outlook» (см.рис.3).

Рис.3. Приоритизированный список задач в Outlook 2007.

Сделайте

Важное предупреждение: наиболее приоритетные задачи, которые окажутся в самом верху Вашего списка — это не всегда те же самые задачи, которые Вам нравиться делать и которые Вы хотели бы сейчас сделать. Поэтому, настраиваясь на выполнение важных, но не совсем приятных задач, используйте техники самомотивации. 

Например, установите для себя промежуточную радость в виде маленькой награды за выполнение приоритетных задач (шоппинг на определенную сумму, кусочек шоколадки, массаж, 2 часа компьютерной игры и др.). Это позволит связать приятное с полезным. Так же можно чередовать сложные задачи с приятными, но не забывайте про правило ППД — сначало надо сделать наиболее важные задачи! А уж начиная задачу, обязательно доводите ее до конца, так как начатые, но незавершенные задачи обычно создают чувство вины, неэффективности, постоянно вспоминются в неподходящие моменты. Принимайте решение – и делайте!

Удобное обзорное планирование

Зависит ли наша рабочая эффективность от коллег и подчиненных, с которыми мы работаем? Конечно! Если нас постоянно отвлекают по пустякам, не дают сосредоточиться на приоритетных задачах, теряют важную информацию, забывают про назначенные поручения, опаздывают на встречи и т.п. Как повышать корпоративную эффектвность? Как изменить корпоративный тайм-менеджмент в лучшую сторону? Любые изменения будут успешными, если Вы начинаете их прежде всего с себя. А потом, глядя на эффективность Вашей работы, Ваши коллеги будут заимстововать у Вас лучшие практики. 

Если Вы пользуетесь Календарем Outlook/Lotus Notes для планирования своих встреч, то при правильном корпоративном внедрении Вы всегда сможете быстро находить информацию о занятости Ваших сотрудников и коллег (см.рис.4.). Вам достаточно лишь знать, что оранжевым цветом, согласно корпоративному стандарту, выделяются выездные встречи, синим — внутренние, а зеленым — бюджетируемые, требующими определенного ресурса времени.


Рис.4. Обзорный план работы подразделения в Outlook.

Благодаря такой красивой картине Вы всегда будете понимать загрузку Ваших сотрудников, анализировать эффективность их работы.
Чтобы освободить свою голову от поручений, которые Вы регулярно назначаете, Вы можете записать все порученные задачи на специальную доску планирования, с помощью стикеров (см.рис.5).


Рис.5. Контекстное планирование по сотрудникам.

Назначая поручения, вешайте стикер в определенную область, и тогда при встрече с сотрудником Вы не забудете у него поинтересоваться о статусе выполнения поставленных задач.

Если Вы используете Outlook, ты Вы можете создать в нем систему контроля поручений, дающую информацию в разных управленческих разрезах: по ответственным, по проектам, по срокам, по направлениям и др. (см.рис.6.).


Рис.6. Контроль в Outlook

Вы можете найти много полезной информации о тайм-менеджменте на нашем сайте www.ov1.ru. Чтобы быть в курсе последних новинок в области тайм-менеджмента, подпишитесь на регулярную рассылку Компании «Организация Времени». Для этого пришлите на электронный адрес info@ov1.ru Ваши полные корпоративные координаты, и Вы дополнительно получите великолепную статью Глеба Архангельского о создании комплексной системы тайм-менеджмента в Вашей организации и специальную диагностическую анкету, которая позволит оценить уровень тайм-менеджмента в Вашей Компании!

Планируйте! Приоритизируйте! Делайте! Будьте успешными с помощью красивых технологий!

Автор: Сергей Бехтерев


Запишитесь на заинтересовавшее Вас мероприятие или закажите его


* indicates required

Подпишитесь на нашу рассылку. Только для подписчиков! – советы для принятия правильных решений на рынке бизнес-тренингов, секреты и опыт.