Последняя статья
22 июня 2015 Знаете ли вы ответ на главный вопрос о своей жизни

 Сегодня я обращаюсь только к тем, кто находится в поисках своего истинного призвания. Или чувствует, что ...

Все статьи

Статьи

23 мая 2010

Контроль поручений первого лица

Персональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени – это на 30% вопрос его личной организованности, и на 70% вопрос эффективного делегирования задач. В менеджменте вопросы делегирования разработаны достаточно серьезно – как мотивировать подчиненных на исполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как назначать реалистичные сроки исполнения, и т.п.

Корпоративный тайм-менеджмент смотрит на проблему делегирования под своим углом. Как руководитель в своей личной работе справляется с огромным объемом разнородных задач и поручений, распределенных между подчиненными? Что позволяет ему не «потеряться» в этом хаосе, в нужный момент проконтролировать нужные поручения?

Если это топ-менеджер крупной корпорации – как правило, ему помогает формальная корпоративная система отслеживания задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний, и т.д. Проблема в том, что такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. При этом далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно «прогонять» через эти бюрократические механизмы, стрелять из пушки по воробьям.

Руководителю нужна более простая, охватывающая все аспекты его работы, в том числе неформальные взаимодействия с коллегами, не проходящие через бюрократические механизмы. При этом система должна быть максимально автоматизированной, «одним кликом мыши» давать ответы на вопросы «Какие задачи связаны с этим человеком?», «С этим проектом», «С этим периодом времени», и т.д.

Грамотно организованная система контроля поручений позволяет разгрузить голову руководителя, избавиться от многочисленных разрозненных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, при этом – имея полную уверенность, что каждое поручение будет выполнено в нужный срок.

Особенно эффективна система контроля поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, но снабженный правильными регламентами и системой работы – это тоже секретариат). В такой ситуации основная нагрузка по «рутине контроля» поручений перекладывается на секретарей, без потери качества контроля. 

ПРИНЦИПЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ

Система контроля поручений строится на трех простых принципах, а именно – 

1. Все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище;

2. Должны быть настроены представления системы, адекватные типичным управленческим запросам руководителя («по людям», «по проектам», «по срокам», и т.п.)

3. Должен осуществляться регулярный мониторинг исполнения поручений, в соответствии с их приоритетностью; руководитель должен получать отчеты о статусе поручений.

Идеальным техническим воплощением для такой системы является Microsoft Outlook, поскольку он содержит чрезвычайно гибкие механизмы настройки так называемых «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие представления задач – «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад», и т.п. Один раз настроенное представление далее становится доступным «одним кликом мыши».

Иногда подобная система настраивается на базе Lotus Notes либо Excel, но ее функциональные возможности при этом, как правило, беднее.

Важно, что при наличии большого объема задач и поручений, руководителю часто необходимо представлять себе модель тех или иных ситуаций, иметь представление обо всей информации, касающейся определенного аспекта задачи. А чем сложнее управляемая система, тем сложнее должна быть система управляющая, тем сложнее должна быть модель ситуации. И тем менее приспособлено для создания такой модели наше мышление, поскольку возможности нашей оперативной памяти достаточно ограничены. Outlook, таким образом, позволяет руководителю охватить гораздо большее количество задач и поручений, потратив на это гораздо меньше интеллектуальной энергии.

КАК ПОРУЧЕНИЯ ПОПАДАЮТ В СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ

Есть несколько способов, позволяющих комфортно для руководителя зафиксировать поручение.

1. Диктофон. Плюсы – простота использования, возможность зафиксировать поручение в любой обстановке (совещание, автомобиль, спортзал…) Естественно, следует быть осторожным с этической стороной использования диктофона, чтобы не возникло двусмысленных и опасных ситуаций.

При фиксации поручений на диктофон может пересылаться исполнителю непосредственно диктофонная запись. Но чаще само поручение дается руководителем устно (по телефону, при личной встрече), а на диктофон фиксируется лишь краткая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поручение, срок исполнения, краткое содержание поручения, его приоритетность.

2. Поручение устно озвучивается секретарю – это удобно в моменты нахождения в офисе, при непосредственном контакте.

3. Пометка на полях рабочих документов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проекте настройки секретариата необходимо предусмотреть разработку соответствующего перечня пометок.

4. Пересылка e-mail’а с определенной пометкой «на контроль».

5. Запись руководителя в «бланке контроля поручений». Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата.


Как правило, применяются несколько способов одновременно. Главное, чтобы в регламенте контроля поручений они были адекватно отражены и существовало однозначное понимание процесса руководителем и секретарем. 

Автор: Глеб Архангельский


Запишитесь на заинтересовавшее Вас мероприятие или закажите его


* indicates required

Подпишитесь на нашу рассылку. Только для подписчиков! – советы для принятия правильных решений на рынке бизнес-тренингов, секреты и опыт.